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      無紙化辦公系統


      無紙化會議系統是使用基于移動互聯網的無紙化會議交互系統、現代通訊技術、音頻技術、視頻技術、軟件技術,通過文件的電子交換實現會議的無紙化。 其特征是:文件傳輸網絡化,文件顯示電子化,文件編輯智能化,文件輸入輸出可控化。核心功能主要是實現會議簽到、文件分發、文件上傳、文件同步演示、投票表決等功能。比較流行使用安卓系統平臺運行的無紙化會議交互系統。平板電腦的無紙化會議系統使用應用場景比較廣闊。場景應用主要是高端、有投資能力的企事業單位,主要使用移動終端在局域網內建立的會議交互場景應用,實現文件分發、會議簽到、投票表決、呼叫服務功能。技術性主要利用會議傳輸要求的保密性,文件需要加密,轉換成為自定義的格式瀏覽,防止文件泄露。文件同步技術主要依靠觸屏軌跡跟蹤技術和觸屏軌跡仿真模擬技術實現,達到流量控制的目的。

      一、無紙化會議概念

      無紙化會議系統是使用現代通訊技術、音頻技術、視頻技術、軟件技術,通過文件的電子交換實現會議的無紙化。其特征是:文件傳輸網絡化,文件顯示電子化,文件編輯智能化,文件輸入輸出可控化。無紙化會議系統的一個基本特征是:會議室設有公共視頻顯示的大屏幕和每個席位單獨控制和使用的席位顯示器,選擇席位顯示或稱異步顯示時,由與會者自行操作該智能終端,此時,該智能終端如同一臺獨立使用的標準計算機,每個參會者可以自主地在顯示公共信號的同步顯示或異步顯示之間一鍵切換。

      無紙化會議系統涵蓋的設備包括音響系統、視頻系統、云朵會議系統、提供會議服務和會議輔助工具的軟件系統以及每個席位的屏幕升降或翻轉系統、用于公共顯示的投影系統或拼接屏,此外網絡交換機、中控系統、影碟機、視頻矩陣也是會議室中經常需要配置的設備。

      如何實現和構建無紙化會議系統,各類系統集成商、軟件開發公司已經做了很多嘗試。無紙化會議系統,首先應該是一套智能會議系統。這里的智能不僅僅是對會議室所用設備實現智能管控,也不僅僅是對會議流程提供智能工具和服務,更重要的是要能夠實現會議過程、使用方式、甚至是資料檢索、會議決策的智能化。同時會議系統必須適應、兼容信息技術發展的日新月異、軟件產品的應接不暇,以及由于互聯網、云計算、大數據的出現,使后臺數據、信息資源爆炸性的增長而提出的智能決策。

      以液晶觸摸顯示終端(液晶觸摸顯示屏、會議平板等)為中心,整合高清視頻及統一通信功能、智能多屏交互共享功能、智能會議室中控、音視頻采集和擴聲系統等,形成一個"以人為本"的智能化會議體驗。其最大程度地在智能顯示終端上集成會議多功能(視頻簽到、呼叫服務、投標表決、短信收發、文檔異步查看、會議資料同步顯示及手寫批注、視頻點播或直播、上網瀏覽,會議發言等)并以模擬仿真的UI形式提供給用戶最自然的人機交互界面(支持電容屏多點雙指縮放、劃屏翻頁閱讀批注、發送及保存等操作),同時還實現了手機、平板電腦、筆記本電腦等移動終端與智能顯示終端的協同工作、智能共享和交互控制。

      以下為目前主流的兩種形式,第一種折疊式,第二種升降式,均支持手動調整仰角,便于觀看角度。

      二、無紙化會議系統系統特色

      超薄弧形雙面液晶屏設計,外殼厚度僅8mm,整體屏體尺寸:寬度434mm*高度271mm內側15.6寸液晶屏為電容屏多點觸摸式,查看及操作簡單、便捷,系統可支持無線鍵盤鼠標或手寫板外殼外側內嵌式7寸液晶電子顯示桌牌,分辨率為1366*768dpi,支持遠程人名編輯,背景模板可自定義液晶屏終端為18.5"寸高分辨率(1920x1080dpi)真彩數字液晶屏,顯示效果清晰亮麗.顯示界面專業時尚的UI設計,最大程度地簡化用戶操作步驟,增強用戶會議新體驗。全面支持會議表決投票、多媒體播放、Office文稿、上網、短消息通知等多項常用會議功能集成同步文稿演示、電子白板、手寫批注、主持功能、中控功能、共享到投影儀等高級無紙化會議功能支持后臺配置共享文檔、共享視頻供終端查閱、播放文稿演示過程中,可以將演示過程同步到各終端屏幕,也可共享到投影儀或電視機等設備上各終端可以選擇同步觀看文稿演示,也可以退出同步演示進行自由異步查看文稿支持與會者間短消息互發,后臺廣播消息實時推送視頻點播支持多種音視頻格式,允許在移動存儲設備以及服務器端之間實現切換千兆骨干網可滿足多點流媒體并發需求,全面支持全高清1080p流媒體視頻播放支持會議內容存檔,可設置會后清空或者留存檔案支持后臺集控,統一強制切換簽到、呼叫、投票、視頻、文稿界面及人名顯示等功能支持系統實現遠程控制,遠程診斷,自動更新和升級該系統覆蓋會前、會中、會后全部流程,提供高品質會議服務,助力實現會議無紙化支持中控實現遠程控制液晶升降,支持手動控制前后仰角調節,最大角度為60度,具有電源保護功能。三、無紙化會議系統會中功能

      會議簽到 參會人員電子簽到管理及狀態查詢參會人員 顯示參會人員的列表詳細信息會議文件 顯示并打開管理員分發的會議文件同步現場 支持打開文檔并同步共享演示文檔、批注文檔、觀看同步演示會議記錄 會議過程隨手筆記電子白板 可在模擬白板上進行手寫演示,使會議變得形象生動交流提示 支持與會者之間實時交流網頁瀏覽 瀏覽internet網個人資料 可以導入本地私有文件會議投票 提供會議現場的投票表決功能視頻服務 播放視頻文件、直播源PC模式 把無紙化終端作為普通PC電腦使用,并支持全屏共享電腦主持功能 主席機特有,包括界面強切、投票控制等功能中控功能 支持統一升降控制、統一關機。也可操作接入中控的設備文件推送 可以把文件推送給任意參會人員會后歸檔([span]會議歸檔 會議過程文件打包備案保存)

      附加增強版功能:外接電腦演示支持

      支持外接PC電腦外接PC電腦可以共享桌面到每個無紙化終端外接PC電腦可以共享桌面到投影儀只需外接電腦連入無紙化系統的局域網并運行配套的綠色軟件即可四、無紙化會議系統特殊功能

      管理與設置:無紙化會議系統管理端擁有豐富的管理與設置功能,包括設備管理、座位編輯、考勤管理與背景設置等功能。分別對會議室座位、終端設備及會議考勤等進行管理與設置

      設備管理:可以添加或刪除參會平板電腦的Mac地址,編輯席位編號、添加或刪除席位等。

      座位編輯:用于管理會議室參會者的席位排布,與會者名稱等信息。

      考勤管理:可以實時查看全體參會者出席情況,能夠看到具體席位的出勤人姓名與簽到時間。同時可以將此次會議的出勤情況全部導出。

      資料管理:會議資料可以進行分級管理,會議助理使用管理端上傳資料時可以設置資料使用權限。參會者可自由查看、標注有權限的文檔資料。

      背景設置:會議助理可以選擇會議室背景,也可以自定義新的模板,設置后,統一將背景發送給全體參會者。

      資料閱讀:參會者可以對現有文檔進行查閱,查閱過程中可以做同步的手寫批注。

      主講人將本地操作同步全體人員時,全體參會者可以選擇同步觀看會議文件演示,也可以在觀看的同時,自主查看其他會議資料。(主要包括常用的word、PPT等文檔)

      會議議程:會議助理可以在管理端編輯會議議程,并發布會議議程,發布會議議程后,全體參會者都可以在本地Pad查看會議議程的具體內容;會議助理也可以將會議議程切換到大屏幕,全體參會者無需自己動手操作,即可看到大屏幕的會議議程全部內容。

      會議投票:需要全體參會者參與意見表決時,會議助理在管理端可以直接發起投票,投票內容均為選擇題,由會議助理統一編輯投票內容和選項,參會者選擇具體選項即可,無需輸入漢字。會議助理編輯好后可以發送至參會者終端,大家各自使用終端投票;也可以將投票內容和選項顯示至大屏,進行現場投票。投票結束后,會議助理可以將投票結果進行保存,也可以將投票結果顯示至大屏幕,讓全體人員查看投票結果。

      便捷的信息傳送:會議過程中會議助理可以通過"發送消息"功能,向全體人員或者某位參會者發送消息,參會者收到消息后,可以選擇回復消息。比如開會時,有緊急事件需要領導馬上處理,此時,會議助理可以單獨向領導發送消息,既不影響會議正常進行,領導又可以及時處理緊急事件。

      會議存檔:支持會議內容存檔,包括會議中使用的會議文件存檔、會議結論存檔、文件標注存檔等,同時,會議助理可在會議結束后對保存的存檔內容進行管理。

      會議服務:會議服務功能,可以在會議過程中,為參會者提供會議所需的各種服務。例如:參會者需要紙、筆、茶水或者其他的幫助,通過會議服務選項,直接發送消息到管理端,會議助理接收到消息后,可以根據需求為參會者提供幫助。

      五、無紙化會議系統連接圖

      連接說明:系統拓撲結構簡單,所有同步數據、文稿、視頻統一走局域網,實現了純數字純網線的組網連接,極大降低了施工復雜度,提高了系統穩定性和可維護性??刂浦鳈C可以輸出一路VGA到大屏幕或投影儀,用于輸出同步文稿、同步電子白板、同步視頻??刂浦鳈C還可以輸出一路RS232用于控制所有升降器的統一升降。

      六、無紙化會議為企業帶來哪些好處?

      1、免打印、免銷毀、省時又省力

      既解決了減少辦公費用投入的問題,又節省了大量的人力成本,響應了上級單位對無紙化辦公的號召。

      2、便捷高效,提升參會者會議體驗

      既解決了高保密會議資料防泄密問題,又解決了與會者與主講者思路同步的問題,提升了參會者會議體驗。

      3、節能環保,履行企業社會責任

      提升會議效率的同時,解決了資料打印帶來的資源浪費問題,節能環保,為保護環境、履行社會責任貢獻一份力。

      4、移動辦公,彰顯企業獨特內涵

      無紙化會議是移動辦公的一種形式,也是企業全面實現無紙化辦公的必經之路,可以提升企業形象,彰顯獨特內涵。


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      同学不要插了还在上课呢

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